Fungsi Standar Operasional Prosedur dalam Bisnis

Fungsi SOP dalam bisnis franchise

Setiap perusahaan apapun bisnis maupun usahanya wajib memiliki yang namanya standar operating procedure (SOP). SOP adalah suatu standar pekerjaan sehari-hari secara tertulis mengenai uraian pekerjaan atau job description. Isinya bisa mencakup mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa, serta dengan cara yang paling efektif selama ini.

SOP merupakan guideline bagaimana proses sebuah fungsi kerja dapat ditegakkan. Keberadaannya dapat menjadi rujukan apabila ditemukan sesuatu tidak maksimal dalam hal ini tidak efisien dan efektif.
Pada umumnya orang atau perusahaan di Indonesia belum terbiasa membuat uraian pekerjaan maupun uraian jabatan secara tertulis dengan baik padahal hal itu merupakan suatu panduan. Akibatnya prosedur kerja yang sering terjadi tidak jelas. Kalau sudah begitu apa yang terjadi? Tentu saja kekacauan kerja yang ujung-ujungnya membuat jalannya suatu perusahaan menjadi tidak maksimal.
Termasuk juga di bisnis franchise. Menurut pengamatan masih banyak yang tidak membuat SOP dengan baik dan benar. Kalaupun ada bisnis franchise yang sudah membuat, namun SOP tersebut berbeda-beda dan tidak standar.
Di bisnis franchise, SOP termasuk faktor kunci bisnis. Pasalnya, SOP akan dibawakan pada pihak lain dalam hal ini franchisee. Dengan begitu mau tidak mau SOP harus menjadi suatu paket dokumen tertulis dari franchisor yang diberikan kepada franchisee, dan franchisee wajib mengikutinya agar bisa menjalankan bisnisnya.Jadi dalam hal ini SOP dalam franchise fungsinya lebih kepada dokumen untuk ketertiban adimintrasi dan keseragaman dari semua outlet.
Karena merupakan paket dokumen tertulis yang diberikan franchisor kepada franchisee, seyogyanya SOP dalam bisnis franchise harus mencakup tiga hal. Pertama, pendahuluan, sejarah perusahaan, organisasi franchisor serta kewajiban franchisor dan franchisee. Kedua, harus mencakup aturan umum operasi, faktor sukses yang penting apa, standar mutu, hubungan pelanggan, sistem persediaan, variasi produk, tata cara beroperasi, penentuan harga, cara menjaga citra merek, dan pelayanan konsumen. Ketiga, perawatan, keuangan, pemasaran, operasi dan personalia.
Untuk membuat SOP yang baik, sebaiknya dibentuk suatu tim khusus dan tim ini harus ada koordinatornya serta didukung oleh pimpinan tertinggi. Setiap tim memliki tugas yang berbeda. Tim penjualan misalnya, membuat SOP mengenai penjualan lalu tim pembelian membuat SOP mengenai pembelian dan seterusnya.
Sumber-sumber dalam proses pembuatannya bisa diambil dari pengalaman-pengalaman yang pernah dialami. Kemudian dari pengalaman-pengalaman tersebut disaring dan dipilih mana yang terbaik, yang dapat membuat bisnis berjalan maksimal.
Walaupun begitu yang juga harus selalu diingat, bahwa dalam membuat SOP  harus mengacu kepada masalah kemudahan. Jadi SOP yang dibuat tidak boleh menyulitkan, mudah dimengerti serta mudah ditangkap.
Memang, namanya bisnis selalu berubah seiring berjalannya waktu. Karenanya SOP dalam hal ini sebaiknya harus juga selalu ditinjau dan dievaluasi. Jika dirasa kurang maksimal SOP bisa dirubah, tetapi tetap harus memperhatikan kondisi yang ada.
Sejatinya, membentuk SOP sangatlah mudah dan bisa dibuat oleh siapa saja. Kalaupun selama ini ada yang bilang sulit lebih kepada faktor  “kemalasan’ saja.
Anang Sukandar,
Ketua Asosiasi Franchise Indonesia